Przestrzeń biurowa powinna spełniać wymagania pracowników, a przy tym powinna być maksymalnie funkcjonalna. Aby urządzić biuro dopasowane do potrzeb i zgodnie z profilem wykonywanej działalności, należy skupić się nie tylko na odpowiednim zagospodarowaniu przestrzeni, doborze praktycznych mebli, ale także wyposażeniu go w niezbędne do pracy urządzenia. Odpowiednio dobrany sprzęt pozwoli usprawnić działania i w łatwiejszy sposób utrzymać porządek. Co koniecznie powinno znaleźć się w wyposażeniu biura?
Od czego zacząć?
Myśląc o urządzeniach biurowych, na pierwszy plan wysuwają się przede wszystkim te, które umożliwią komunikację ze światem zewnętrznym. Oprócz komputerów, trudno wyobrazić sobie dobrze funkcjonujące biuro bez telefonu. W tym wypadku sprawdzą się zarówno modele stacjonarne, jak i komórkowe. Jeżeli specyfika pracy wymaga posługiwania się dokumentami i częstego ich udostępniania i przesyłania, warto zainwestować w dobrej jakości faks. Ponadto na każdym biurku powinna znaleźć się funkcjonalna lampa. W przypadku, gdy telekonferencje to codzienność, dobrym rozwiązaniem jest zakup kamer internetowych z wbudowanym mikrofonem. Warto też zadbać o dużą przestrzeń na wirtualne dokumenty i wszelkiego rodzaju pliki. Często przestrzeń na dysku dostępna w podstawowym wyposażeniu komputera nie wystarcza do przechowywania dużej ilości plików. Z pomocą przychodzi wówczas dyski zewnętrzne.
Co pomoże usprawnić pracę?
Oprócz niezbędnego minimum dobrze jest wyposażyć biuro w urządzenia, które znacznie podniosą komfort pracy i pozwolą przyspieszyć działania. W biurze, gdzie pracujemy z dokumentami, przyda się również niszczarka do papieru. Pisma zawierające wrażliwe dane, które nie powinny wyjść poza obręb biura, a nie są już potrzebne, muszą zostać odpowiednio zutylizowane. Niszczarka dokumentów staje się w takiej sytuacji niezbędna. W utrzymaniu należytego porządku pomóc może również bindownica oraz poręczny laminator. Dobrze jest też, gdy na wyposażeniu znajdą się trymer lub gilotyna do cięcia papieru. To akcesoria, które nie tylko przyspieszą pracę, ale także sprawią, że będzie ona wykonana bardzo starannie i estetycznie. To szczególnie ważne, jeżeli tworzymy dokumenty, pisma lub foldery, które trafiają później do naszych klientów lub partnerów biznesowych. Dobrze jest mieć pod ręką również drukarkę etykiet, którą bez problemu podłączymy do komputera. Pomoże ona w łatwy sposób zaprowadzić porządek i oznaczyć różne rzeczy.
Komfort też jest ważny
Poza urządzeniami ułatwiającymi pracę, konieczne jest również zadbanie o komfort pracowników. Praca w przyjaznym środowisku przystosowanym do chwili wytchnienia sprzyja podniesieniu wydajności i mobilizuje do działań. Warto, by w biurze znalazł się kącik zapewniający możliwość zrobienia sobie kawy czy herbaty. Nie trzeba od razu inwestować w drogi ekspres. Wystarczy dobrej jakości czajnik bezprzewodowy. Atmosferę w biurze można też poprawić, dbając o dobrą jakość powietrza. Jeżeli wynajmowana pod biuro przestrzeń jest klimatyzowana, a nie mamy pewności co do czystości instalacji, warto zainwestować w cichy i wydajny oczyszczacz powietrza.