O ile doświadczony pracodawca powinien sobie poradzić z samodzielnym rozliczeniem pracowników z Polski, o tyle już wciągnięcie na listę płac cudzoziemców zawsze oznacza znacznie więcej komplikacji. A ponieważ za porządek w dokumentach odpowiada tylko przedsiębiorca, coraz częściej firmy decydują się na outsourcing usług księgowych właśnie przy zatrudnianiu osób z zagranicy.

Trudno nadążyć za zmianami prawa

Przedsiębiorcy zawsze muszą pamiętać o aktualizacji swojej wiedzy na temat obowiązujących ich przepisów. W 2019 roku same tylko akty prawne regulujące kwestie podatku PIT, CIT i VAT zmieniały się kilkadziesiąt razy dla każdej z tych danin. To oznacza, że raz na tydzień lub dwa pojawiała się zmiana, która mogła, ale nie musiała, modyfikować sposób prowadzenia rozliczeń przez firmy. Często były to zmiany drobne, ale w tym samym czasie wprowadzono kluczowe modyfikacje przepisów regulujących kwestię zatrudnienia cudzoziemców. Nic nie wskazuje na to, żeby przyszły rok był pod tym względem bardziej stabilny. Outsourcing usług księgowych jest sposobem na zdjęcie z barków przedsiębiorcy obowiązku stałego kontrolowania każdego przepisu, którego zmiana mogłaby wpłynąć na sposób prowadzenia rachunkowości.

Skomplikowane ustalanie właściwości

Prawne i intuicyjne rozumienie choćby pojęcia “zamieszkanie” jest wyraźnie różne. Pracodawca, który zdecyduje się zatrudnić osobę z zagranicy, będzie musiał rozstrzygnąć, jakie podatki i daniny, w jakim urzędzie i w jakiej wysokości oraz w jakich terminach musi opłacić. Różnie też może wyglądać kwestia informowania pracownika o pewnych zmianach czy choćby o sumie wynagrodzeń. Nawet czynność tak prozaiczna, jak wystawienie rocznego PIT-u, może się skomplikować, w zależności od tego, jak określi się właściwości urzędów w konkretnym przypadku. Gdyby miał się tym zajmować pracodawca, to najpewniej zwyczajnie nie starczyłoby mu czasu na faktyczne prowadzenie działalności.

Outsourcing przesuwa odpowiedzialność

To skrót myślowy, ale uprawniony w świetle tego, kto faktycznie ponosi odpowiedzialność za błędy w dokumentacji. Jeśli przedsiębiorca zawrze umowę o outsourcing usług księgowych, to z mocy prawa będzie mógł dochodzić od księgowych roszczeń, jeśli w związku z niepoprawnie prowadzoną dokumentacją zostanie na niego nałożona kara. Ta kwestia oczywiście też nie jest aż tak prosta, ale w zdecydowanej większości przypadków biuro rachunkowe jest ubezpieczone od odpowiedzialności za ewentualne szkody spowodowane pomyłkami pracowników. Z punktu widzenia pracodawcy to spora ulga: wprawdzie bezpośrednio często to on poniesie konsekwencje, ale koniec końców pokrycie szkód spadnie na barki biura rachunkowego, co pozwala trochę odważniej podejmować decyzje biznesowe.

Czas

Ostatni argument wcale nie jest najsłabszy. Na polskim przedsiębiorcy już teraz ciąży tak wiele obowiązków, że planowanie produkcji, ustalanie warunków spedycyjnych czy bieżąca kontrola sytuacji w otoczeniu gospodarczym stają się naprawdę trudne. Jeśli nawet w niedużej firmie dołoży się do tego problemy księgowe wynikające ze skomplikowanego prawa rządzącego zatrudnianiem cudzoziemców, to firma, zamiast się rozwinąć, będzie się kurczyła. Outsourcing usług księgowych jest więc często sposobem pozyskania czasu na właściwą działalność.

Podsumowanie

Ta lista nie zamyka zestawienia powodów, dla których przedsiębiorcy decydują się na outsourcing usług księgowych. Jeśli firma ma w planach zatrudnienie osób z zagranicy, to musi liczyć się też z dodatkowymi obowiązkami. Outsourcing usług kadrowych może być w tej sytuacji najlepszym rozwiązaniem.