Od 1 września 2019 roku funkcjonuje nowe narzędzie weryfikacji danych przedsiębiorców tzw. biała lista podatników VAT. Wyszukiwarka dostępna jest na stronie Ministerstwa Finansów. Organem odpowiedzialnym za prowadzenie bazy jest Krajowa Administracja Skarbowa.
Jakie dane zawiera biała lista podatników?
W białej liście, poza danymi identyfikacyjnymi przedsiębiorcy typu NIP, REGON, nr KRS czy miejsce prowadzenia działalności zawarte są jeszcze następujące informacje:
- aktualny numer rachunku rozliczeniowego;
- status podatnika – opisywany jako czynny lub zwolniony;
- pięcioletnia historia rejestracji podmiotu na liście;
- informacje o dacie rejestracji, wykreślenia, odmowy rejestracji czy przywrócenia do rejestru;
- w przypadku odmowy, wykreślenia czy przywrócenia podmiotu – uzasadnienie decyzji.
Dane zawarte w rejestrze będą aktualizowane raz na dobę w dni robocze.
W jakim celu utworzono białą listę?
Głównym założeniem utworzenia kolejnej bazy danych przedsiębiorców była poprawa bezpieczeństwa transakcji pomiędzy nimi. Przed podjęciem współpracy za pośrednictwem białej listy można sprawdzić, czy kontrahent jest płatnikiem VAT oraz czy podane przez niego dane są prawdziwe. Baza umożliwia także sprawdzenie, czy podany na fakturze numer rachunku jest taki sam jak ten zgłoszony do rejestru. Weryfikacja danych ma uchronić przedsiębiorców przed niecelowym braniem udziału w oszustwach podatkowych. Sprawdzenie danych kontrahenta przed transakcją dla urzędu skarbowego będzie oznaczało dochowanie należytej staranności, pod warunkiem zachowania dokumentu potwierdzającego weryfikację. Należyta staranność będzie atutem podatnika podczas kontroli, a także uchroni przed konsekwencjami w przypadkach, gdy kontrahent okaże się oszustem.
Czym będzie skutkować przelew na konto podatnika niefigurującego na białej liście?
Do rejestru będzie mógł być zgłoszony tylko rachunek firmowy, a nie np. prywatne konto osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. W przypadku płatności na kwotę wyższą niż 15 tysięcy weryfikacja konta w rejestrze będzie obowiązkowa. Jeżeli płatność zostanie zrealizowana na konto niewidniejące w bazie białej listy, podatnik straci możliwość rozliczenia tej kwoty w kosztach uzyskania przychodu, chyba że ciągu 3 dni od dokonania płatności poinformuje o tym urząd skarbowy. Przelew na konto spoza rejestru może także skutkować solidarną odpowiedzialnością w przypadku nieuiszczenia podatku przez kontrahenta.
Sankcje za przelewy na niezweryfikowany rachunek rozliczeniowy zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2020 roku.
Jakie problemy mogą napotkać przedsiębiorcy?
Wprowadzenie konieczności weryfikacji konta przy płatnościach wyższych niż 15 tysięcy może być kłopotliwe dla przedsiębiorcy wykonującego dużą ilość takich przelewów. W takich sytuacjach konieczne może okazać się dostosowanie funkcjonujących systemów księgowych do nowych zadań np. rozpoznawania wydatków niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku gdy przedsiębiorca decyduje się na outsourcing usług księgowych, będzie mieć ułatwione zadanie.
Wiele osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą nie posiadało dotychczas rachunku firmowego. Utworzenie białej listy będzie skutkować dla nich koniecznością założenia odrębnego rachunku, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Biała lista jest dobrym narzędziem do weryfikacji transakcji dokonywanych w firmie. Początki stosowania sprawdzania każdej płatności mogą być trudne i skutkować popełnianiem niezamierzonych błędów. Dlatego uruchomiono listę już od 1 września 2019 r., a sankcje obowiązywać będą dopiero od 1 stycznia 2020 roku.